Saxion start met Research Informatie Systeem (RIS)

“Met het RIS gaan we het hele onderzoekslandschap van Saxion in kaart brengen.”

Met de invoering van het Research Informatie Systeem (RIS) zet Saxion een belangrijke stap in het faciliteren en monitoren van onderzoek. Hans Vossensteyn (Directeur Saxion Research & Graduate School) en Rudy Dokter (Business Informatie Managemer Keten Onderzoek) leggen uit hoe lectoraten, academies, ondersteunende diensten en het College van Bestuur elkaar binnen het RIS gaan vinden. Daarbij draait alles om de planning, voortgang en output van Saxion-onderzoek.

Hans en Rudy, hoe en waarom zijn we tot het Research Informatie Systeem voor Saxion gekomen?

Hans: “Het inrichten van een systeem voor Research Datamanagement, kortweg RDM, was een belangrijke stap op weg naar het huidige RIS. De afgelopen twee jaar heeft Saxion hard gewerkt om een oplossing te creëren en in te richten waarmee we onderzoeksdata en -output kunnen opslaan. Het ontbrak aan een centraal systeem om dat veilig en met de juiste ondersteuning te doen. Daarnaast spelen er meer processen rond onderzoek waarbij onderzoekers ondersteuning nodig hebben en managers graag sturingsinformatie willen genereren. Het nieuwe RIS richt zich nu op het digitaliseren van kerninformatie over (gesubsidieerde) onderzoeksvoorstellen van Saxion onderzoekers en andere subsidieaanvragen. Op termijn komen daar andere functionaliteiten bij, zoals de voortgang en output van projecten.”

Rudy vult aan: “Vanuit mijn rol als Business Information Manager was ik betrokken bij het RDM-project. Goed samengevat kun je zeggen dat we nu de Saxion Research Cloud Drive en de Saxion Repository in de lucht hebben. Via de Cloud Drive werken onderzoekers tijdens hun onderzoekstraject samen. Dit is ook de plek waar ze hun data in die fase kunnen stallen. Niet meer via eigen oplossingen, zoals Google Drive of Dropbox, maar in een cloud drive die we met SURFsara hebben vormgegeven. De Repository is, in het verlengde daarvan, de plek om onderzoeksoutput uiteindelijk te stallen. Dat archief fungeert als bewaarplaats. Kan en mag de onderzoeksoutput openbaar gemaakt worden, dan regelen we dat vanuit de Repository.”

Waarom zet Saxion nu de stap van RDM naar het Research Informatie Systeem? Wat biedt het RIS, boven die RDM-toepassingen?

Hans: “Naast het managen van onze research data, willen we binnen Saxion alle processen rond onderzoek inzichtelijk maken. Dat gebeurt voornamelijk op het gebied van subsidiemanagement. Wanneer er een zogenaamde call van een subsidieverstrekker komt, dan kunnen onze lectoraten er voor kiezen een onderzoeksvoorstel en subsidieaanvraag in te dienen. Dat is een heel proces, waar lectoren, ondersteuners, academiemanagers en ook ons College van Bestuur bij betrokken zijn. Ieder heeft daar zijn rol, in alle fases die we moeten doorlopen. We hebben bij Saxion ruim veertig lectoraten, er zijn dertien academies en vanuit de ondersteunende diensten zijn allerlei medewerkers vanuit hun eigen expertise bij onderzoeksondersteuning betrokken. Er is veel actie rond onderzoek en overal gebeurt wat. Onderzoek neemt ook bij de ene academie een prominentere plek in dan bij de andere. We zien veel verschil in hoe lectoraten zichzelf organiseren, hoe ze externe middelen verwerven. Op dat onderzoekslandschap binnen Saxion willen we graag meer zicht krijgen. Dat is de aanleiding om tot een Saxionbreed Research Informatie Systeem te komen.”

Kun je dan zeggen dat RDM en Subsidiemanagement samenkomen in het RIS?

Rudy: “Ja, zo kun je dat wel stellen. We hebben de processen rond de financiering van ons onderzoek in kaart gebracht. Voor het proces rondom subsidiemanagement lag er al een getoetste blauwdruk. Daarin zie je bijvoorbeeld dat het College van Bestuur en een academiedirecteur al in een vroeg stadium geïnformeerd willen worden, als vier lectoraten reageren op een call van een subsidieverstrekker. Ons RDM-project heeft dat structureren van het financieringsgedeelte eigenlijk in een stroomversnelling gebracht. We spreken nu terecht van een RIS. Dat dekt de lading beter dan RDM, dat alleen over research data gaat.”

Dus we gaan nu van beheren naar beheersen…

Hans: “Ja, je kunt het RIS zien als een systeem waarin we een workflow gebouwd hebben. Die workflow maakt het hele proces inzichtelijk: van een idee, via een aanvraag, die langs een aantal beslissers gaat, tot het moment waarop het onderzoek daadwerkelijk start. Het RIS stelt ons in staat onderzoek binnen Saxion te monitoren. Op alle niveaus. Een lectoraat kan zelf zien hoeveel aanvragen het vorig jaar heeft gedaan, hoeveel er succesvol waren, of dat juist de kleine of de grote subsidies betrof. Daaruit kun je op lectoraatsniveau, op academieniveau en ook op Saxionniveau, conclusies trekken en je strategie bepalen. Het gaat om grip krijgen met elkaar, een zuiver beeld hebben van wat we doen. Het RIS kan ons ook inzicht geven in verschuivingen en trends. Dat we, bij wijze van spreken, minder subsidies van verstrekker RAAK binnenhalen, maar steeds meer Horizon2020-gelden krijgen. Of juist ook van bedrijven en/of publieke instellingen.”

Wat kan zo’n RIS nog meer bieden?

Hans: “Het gaat niet alleen om volume en cijfers, maar ook om andere kennis rond onderzoek. Als jij een Horizon2020-voorstel wilt schrijven, dan kan het RIS je inzicht geven in welke collega ervaring heeft met dat soort voorstellen. Of wie er succes mee had. Daar kun je dan je licht opsteken Natuurlijk kan ik me voorstellen dat het vervelend kan zijn dat zo’n RIS ook inzicht geeft in wat niet gelukt is, maar ook dát is informatie waar je wat mee kunt. We werken allemaal met hart en ziel om met Saxion-onderzoek bij te dragen aan een betere maatschappij. Daar horen ook initiatieven bij die het niet, of nog niet, gehaald hebben. Als je een heel moeilijk te verkrijgen subsidie tóch binnenhaalt, dan weet je dat alle inspanningen het waard zijn geweest.”

Je hebt niet in één keer een compleet werkend RIS, neem ik aan.

Rudy: “Dat klopt, het RIS heeft een bepaald groeipad. Onder leiding van projectmanager Mieke Allersma-Droge en met procesdeskundige input van Julia van de Geijn hebben we ons nu, in projectvorm, gericht op de voorkant van de keten Onderzoek: het gedeelte dat over financiering gaat. De applicatie is er en alle partijen moeten er vertrouwd mee raken. De Saxion Research and Graduate School heeft inloopspreekuren georganiseerd. We ondersteunen daarnaast op technisch niveau met de IT Servicedesk. Inhoudelijk kunnen betrokkenen terecht bij Saxion Research Services. Alle lectoren hebben bericht gehad, met de uitnodiging hun nieuwe projecten in het RIS aan te melden. Dat betreft relatief basale informatie. Daarna is de academiedirecteur binnen het systeem aan zet, waarna het College van Bestuur kennis kan nemen van de ontwikkelingen.”

Hoe gaat het RIS zich daarna ontwikkelen?

Hans: “Met deze eerste versie richten we ons op de fase waarin onderzoeksaanvragen worden aangemeld en qua workflow langs alle betrokken Saxion-partijen worden geloodst. Een volgende stap is het inrichten van de fase waarin een onderzoek daadwerkelijk start. Ook daar hoort een procesgang bij. Een koppeling met de bestaande Repository, dat is ons archief met output, wordt daarnaast een belangrijke stap. Dan verbindt het RIS de informatie over verkregen subsidies met het onderzoeksproces en tenslotte met de output van het onderzoek. Dan hebben we het hele onderzoekslandschap van Saxion in beeld, zou je kunnen zeggen. We doorbreken zo de informatieverzuiling rond onderzoek, die er nu nog is.”

Dat zijn stappen…

Hans: “Voor die vervolgfases nemen we rustig de tijd. We doen niet alles tegelijk. Je hebt er niets aan om alles in één keer op de kop te gooien. We gaan er binnen Saxion gezamenlijk in meegroeien. Het RIS wordt hét registratiesysteem voor de hele keten rond onderzoek. Van de idee-, via de financierings- en onderzoeks-, naar de outputfase. Het systeem helpt ons steeds meer inzicht te krijgen in de University of Applied Sciences die we willen zijn.”

Anne Hurenkamp